кратко Тайм-менеджмент для системных администраторов

source
Описание:
Ведите единую «базу данных» по тайм-менеджменту (пользуйтесь одним органайзером). Храните в голове только важную информацию (экономно расходуй- те оперативную память). Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их (используйте библиотеки кода; не изобретайте велосипед). Вырабатывайте привычки и заклинания (вместо вычислений во время выполнения используйте готовые ответы). Сохраняйте сосредоточенность в «проектное время» (работайте как семафор монопольного доступа ядра операционной системы). В повседневной жизни пользуйтесь теми же приемами, что и на ра- боте (жизнь вне работы не является чем-то второстепенным). Рассмотрим каждый из этих принципов более подробно.
Единая
времени и чреват ошибками. •
• • • • • • • Совместно с коллегами организуйте взаимную защиту от прерыва- ний, чтобы кто-то из них обрабатывал прерывания в то время, ко- гда вам необходимо работать над проектом. Всю информацию по тайм-менеджменту храните в единой базе дан- ных. Когда все находится в одном месте, организованность дается легче. Берегите свой мозг для важной информации. Используйте его непо- средственно для работы, а списки дел, встреч и просто заметки за- писывайте в органайзер. Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их. Вместо того чтобы периодически изобретать велосипед или повторять процесс принятия решений, организуйте рабочие процедуры. Вырабатывайте привычки и заклинания. Они позволят

позволят вам повтор- но применять удачные решения. Сохраняйте сосредоточенность во время работы над проектом. Вы будете работать лучше, если сосредоточитесь на чем-то одном. В повседневной жизни пользуйтесь теми же приемами, что и на ра- боте. Ваша жизнь вне офиса безусловно важна, и ее следует органи- зовать теми же методами, что и профессиональную деятельность, а то вы забудете про отдых и развлечения. Покерные фишки Каждый готов дать совет, как избежать откладывания дел в дол- гий ящик. В Google вы найдете десятки тысяч ссылок. Вы найде- те таблицы, составленные в университетских консультационных центрах, помогающие вам разобраться с факторами, мешающи- ми вашей работе. Вы найдете книги и статьи.

Самоуважение подобно стопке покерных фишек. Ес- ли у вас мало фишек, вы можете делать лишь маленькие ставки.
Это означает, что вы не сможете выиграть кучу денег. Вам при- дется часто пасовать, чтобы не потерять последнюю фишку. Ко- гда у вас много фишек, вы можете делать большие ставки, спо- собные принести крупный выигрыш. Вы можете рисковать. Вы можете делать то, на что никогда бы не решились с небольшим количеством фишек. Вы можете выиграть! При низкой самооценке мы с большей вероятностью бросим на- чатое дело или даже не приступим к нему. Не пытаясь, ничего не добьешься. Вот мы и не добиваемся. При высокой самооценке мы легче идем на риск и ставим себя в положение,


заснуть? Заснуть - все равно что дать мозгу расслабиться. Как вы можете расслабиться, если вам надо помнить о завтрашних делах? У вас не получится и то и другое одновременно. Положите рядом с кроватью ручку и блокнот. Если что-то не да- ет вам заснуть, сделайте запись в блокноте и снова попытайтесь заснуть. Готов поспорить, вы скоро заснете. Этот прием работает и тогда, когда мы чем-то обеспокоены или рассержены. Беспокойство не дает нам заснуть, потому что мы стараемся не забыть сделать что-то, относящееся к предмету бес- покойства. Гнев не дает нам заснуть, потому что мы стараемся не забыть о том, что рассердились. Если вы запишете свои беспо- койные или гневные мысли, ваш мозг сможет расслабиться, по- тому что вы знаете:

помогают: • Четко разделять задачи, которые можно выполнять в многозадач-
ном режиме, и те, которые нельзя. Для параллельного выполнения
подходят задачи типа «запустить и ждать», такие как загрузка
большого файла, компиляция большой программы или восстанов-
ление файла из резервной копии. Все прочее не для многозадачного
режима. Лучше хорошо выполнить одну задачу, чем одновременно
выполнить несколько задач кое-как. Уделите все свое внимание за-
даче с наивысшим приоритетом. Чтобы не забыть о других задачах,
занесите их в список дел (см. главу 5). • Следить за своим уровнем стресса.


Если вы устали или находитесь
в состоянии стресса, не увлекайтесь многозадачностью. Бывают
дни, когда я чувствую себя усталым, встал не с той ноги или чем-то
удручен. Неожиданно я обнаруживаю, что одновременно делаю не-
сколько дел и ничего не успеваю. Я закрываю все окна, интернет-
пейджеры, плейеры и т. д. Я делаю глубокий вдох. Затем я присту-
паю к задаче с наивысшим приоритетом и занимаюсь только ею.
Самочувствие заметно улучшается. • Организовать окна с помощью виртуального диспетчера. Виртуаль-
ный диспетчер окон позволяет вам сгруппировать окна в экраны


• При сравнении двух версий одного документа я всегда помещаю
окно со старой версией слева, а с новой - справа.
• Я работал некоторое время в Лондоне на компьютерах, имевших
зеркальные пары в США. Я всегда размещал лондонское окно
справа от американского (просто потому, что Лондон находится
к востоку от Соединенных Штатов).
• Когда я пишу код на языке Perl, я всегда организую три окна:
текстовый редактор (широкое окно слева вверху), окно для тес-
тирования и запуска программ и ввода данных (узкое окно спра-
ва вверху) и окно для вывода (широкое окно внизу экрана).
• Просматривая


Важно поддерживать сосредоточенность. Сосредоточенность дости-
гается с помощью устранения отвлекающих факторов и эффектив-
ной обработки прерываний. • Прерывания, в сущности, являются попыткой других людей управ-
лять вашим временем. Прерывания - исконный враг сосредоточен-
ности и, следовательно, тайм-менеджмента. • Прерывания наносят вред, поскольку они задерживают выполне-
ние текущей работы, а возвращение к ней чревато ошибками с ва-
шей стороны. Исправление этих ошибок может занять больше вре-
мени, чем сама работа. • Устранение отвлекающих факторов позволяет вам
поддерживать сосредоточенность. Уберите все лишнее с рабочего стола и с экрана компьютера. Уберите отвлекающие вас предметы из рабочей ком-

наты. Отключите интернет-пейджеры, уведомления о новых элек-
тронных письмах и т. п. • У каждого свой период пика умственной и физической активности.
Выясните, в какое время наступает ваш пик, и соответственно пла-
нируйте рабочий день. • Первый час рабочего дня может оказаться самым продуктивным,
поскольку у вас будет минимум прерываний. Придя на работу чуть
раньше коллег, вы сможете увеличить этот отрезок. Не тратьте это
время на обслуживание системы; воспользуйтесь им для работы
над проектами. Некоторые общие советы К сожалению, в этой книге невозможно дать конкретные реко- мендации о том, как вы должны работать. Я даже не знаю, какая операционная система у вас установлена. Тем не менее я могу по- советовать следующее: • Семь раз отмерьте, один раз отрежьте. Прежде чем совер-
шить необратимые действия, оцените все последствия. • Создайте резервную копию до того, как измените файл. Ре-
зервная копия избавит вас от многих проблем. Однако созда-
вать ее следует до внесения изменений!


Если ничто не помогает, почитайте
почитайте документацию. Если вам
не удается найти решение, обратитесь к источникам, о кото-
рых вы часто забываете. • Во время отладки вносите только одно изменение за раз. Вно-
ся только одно изменение, вы видите, что повлияло на систе-
му. Так вам удастся избежать путаницы в процессе отладки. • Всегда тестируйте свою работу. Некоторые люди, кажется,
никогда не ошибаются. Однако я обнаружил, что они тща-
тельно тестируют то, что сделали; просто мы этого не видим. • Работа не закончена, пока ее не протестирует клиент. Вам
может казаться, что вы сделали все,


• Правило «Делегируйте, регистрируйте или действуйте» позволяет вам управлять своим временем. Придерживайтесь его, когда вашу работу прерывают. Делегирование задачи означает поручение ее другому сотруднику. Регистрация позволяет вам зафиксировать вопрос, но решить его в более удобное время. Действие неизбежно лишь в самом крайнем случае, например при отказе системы. Регистрируя запрос, вы получаете возможность планировать свое время, не завися от прерываний. Мы обсудим эту тему в главе 8. Принимая запрос клиента, вы должны всем своим видом демонст- рировать это. Убедитесь, что клиент видит, как вы регистрируете запрос, и получите его подтверждение. Клиент предпочитает знать наверняка, что его запрос принят
взаимоотношения требуют поддержки, и здесь тоже уместна анало-
гия с работой садовника. (Они расцветают, если вы трудолюбивы,
чахнут, если забыли о них, и погибают, если вы чересчур усердны.)
Необходимо поддерживать взаимоотношения с четырьмя группа-
ми: клиенты (или представители групп клиентов), подчиненные,
системные администраторы других компаний и начальство. Регу-
лярно ли вы общаетесь с представителями этих групп? Ключ к про-
фессиональному росту в том, чтобы поддерживать взаимоотноше-
ния круглый год, а не только подыскивая новую работу. Включите
научиться ползать. Резюме • Необходимо уметь регистрировать все клиентские запросы и дово-
дить их выполнение до конца (или отклонять). Клиенты (те, кого
вы обслуживаете) и менеджеры (те, кто решает, когда повышать
вам зарплату) ценят это умение, потому что хотят, чтобы их запро-
сы и проекты выполнялись, а не «спускались на тормозах». • Хороший «завершающий бросок» - ключ к повышению по службе. • Не дайте запросу умереть в зародыше - регистрируйте их все без ис-
ключения. Если клиент встретит вас в коридоре и попросит о чем-
то, не полагайтесь на свою память. Если вы не можете тут же запи-
сать просьбу, предложите клиенту отправить ее вам по электронной
почте или в систему регистрации клиентских запросов. Так вы пе-
реложите ответственность за регистрацию просьбы на клиента, не
рискуя забыть о ней. • Ничто так не оскорбляет, не злит и не разочаровывает клиента, как
обещание, данное системным администратором и потом забытое. • Чем больше дел вы должны сделать, тем труднее вам организовать
свою работу. Начиная с какого-то момента вы будете тратить боль-
ше времени на организацию работы, чем на ее выполнение. • Чтобы не забывать запросы, регистрируйте их надежным способом.


и расписание на сегодня, позволяющее планировать работу. • Каждый день начинается с десятиминутного планирования. Изучи-
те календарь, чтобы понять, сколько времени у вас уйдет на встречи
и совещания. Остальное время вы можете посвятить делам из сего-
дняшнего списка. Вы определяете, достаточно ли у вас времени для
выполнения всех дел из списка, и, если потребуется, переносите
низкоприоритетные дела на другие дни или ведете переговоры с кли-
ентами о переносе сроков. Начните прямо сейчас! Когда вы начнете придерживаться системы Цикл, она покажет- ся вам неудобной. Однако со временем вы почувствуете себя бо- лее


Система Цикл работает следующим образом: каждый день вы тратите 10 минут на планирование дня.
Шаг 2: составьте список дел на сегодня
Шаг 3: расставьте приоритеты и откорректируйте план Затем установите приоритетность дел, основываясь на какой-нибудь простой системе.
Шаг 5: закончите рабочий день Редко удается справиться со всеми делами из списка, тем не менее все его пункты без исключения следует обработать.
Шаг 6: можно идти домой
Шаг 7: все сначала Предположим, сегодня вторник. Вы повторяете Цикл с сегодняшним списком дел.


Life Balance (LB) (http://www.llamagraphics.com) не
Узнав свой биоритм, попробуйте изменить свое расписание в соответ- ствии с ним.
вательно, браться за задачи типа «черная дыра» следует только после успешного завершения задач, время выполнения которых прогнози- руется точнее. Присваивая
Есть много ситуаций, когда собственно на дело уходит гораздо меньше времени и усилий, чем на по- пытки его избежать.
- Махатма Ганди Резюме • Если у вас много работы, расстановка приоритетов приобретает ог- ромное значение. Правильные приоритеты еще более важны, если у вас физически не хватает времени на все дела. Если вы не очень загружены, годится любая схема расстановки приоритетов.
Выполнение дел в порядке их следования в списке - хороший под-
ход, когда дел немного. Поскольку более старые дела обычно
«всплывают» к началу списка, вы их непременно выполните. Если
вы не знаете, какое дело выполнять следующим, приступайте к сле-
дующему по порядку. Лучше выполнить первое дело в списке, чем
терять время на размышления о том,
по поводу ухода в отпуск: • За две недели до отпуска выясните, какие ваши функции должны
быть переданы другому сотруднику, и потратьте достаточно време-
ни на его обучение. • За неделю до отпуска убедитесь, что коллега, который будет вас заме-
щать, способен выполнять ваши обязанности, не задавая вопросов. • За день до отпуска не делайте ничего как системный администра-
тор. Не вносите изменения, которые трудно или невозможно испра-
вить. Если искушение велико, отвлекитесь на что-нибудь. Напри-
мер, составляйте документацию.
• Вернувшись из отпуска, проверьте, какие сбои произошли в ваше от-

Самым эффективным способом оптимизации любого процесса являет- ся отказ от процесса. Лучше исключить процесс, чем автоматизиро- вать его. (А
Ничто т а к не облегчает борьбу с искушением, как правильное вос- питание, устойчивая система ценностей и... свидетели.
- Франклин
не- сколько предвзятым. Резюме • Непроизводительные затраты времени - это деятельность с низким
соотношением полезного результата и затраченного времени. Вме-
сто того чтобы оптимизировать подобную деятельность, попробуйте
вовсе отказаться от нее. • Некоторые дела могут растягиваться, заполнив собой все ваше вре-
мя. Вы можете прервать их, если установите для себя какой-то вре-
менной лимит. Выработайте ограничительные правила, например:
«Начиная [такое-то дело], я установлю таймер, который подаст зву-
ковой сигнал через 10 минут». • Ничто так не помогает побороть искушение, как присутствие свиде-
теля. Работая в одном кабинете с коллегой, вы менее склонны от-
влекаться от работы на посторонние дела. • В современной жизни присутствует множество факторов, приводя-
щих к непроизводительным затратам времени. Это запланирован-
ные необязательные дела, подписка на рассылки по электронной
почте, интернет-чаты, посторонние дискуссии в рабочее время, на-

зойливые торговые агенты и вербовщики, процессы, выполняемые
вручную, но подлежащие автоматизации, и т. д. Распознав подоб-
ный фактор, избавьтесь от него. • Дома вы тоже можете бороться с такими факторами с помощью цифрового видеомагнитофона для просмотра только важных теле-
передач, списка фильмов, которые хотите взять напрокат, и служ-
бы Netflix, чтобы меньше времени проводить в магазинах видео-
продукции; пользуйтесь услугами прачечных и фирм бытового об-
служивания, чтобы освободить больше времени для удовольствий. •
Изучение процесса установки системы, устанавливаемой только
один раз, малополезно. К примеру, в случае централизованной уста-
новки системы резервного копирования выделение из бюджета
средств на услуги специалиста обернется значительным выигрышем. •

С точки зрения системного администратора непроизводительной за-
тратой времени является любое дело, которое можно было бы ис-
ключить, если бы нашлось время на создание инфраструктуры, по-
зволяющей от этого дела отказаться. Иными словами, лучшим сред-
ством тайм-менеджмента для системного администратора является
хорошая программно-аппаратная инфраструктура. Мысля страте-
гически, вы сможете исключить тактические задачи в долгосроч-
ной перспективе. Иными словами, вы сможете перестать подтирать
лужи на полу, починив кран.
Документация В этой главе рассказывается,


процедуру легче делегировать
другому сотруднику. Это позволит вам вычеркнуть пункт из сво-
его списка дел, поручив эту процедуру кому-то другому. • Технология Wiki облегчает доступ к хранилищу и не требует зна-
ния HTML. Позволив всем пользователям редактировать (почти)
все страницы, вы добьетесь того, что страницы будут содержать са-
мую свежую информацию. • Создавать хранилище документов для группы системного админист-
рирования не так страшно, как может показаться. Выбирая, что
именно документировать, вы управляете масштабом хранилища.
ный случай, здесь отдача от автоматизации будет максимальной.
Время, потраченное вами на автоматизацию процедуры, вскоре
окупится, потому что вы будете выполнять задачу снова и снова.
Всегда автоматизируйте скучные и повторяющиеся дела. • Сложные задачи, выполняемые часто. Четвертая категория - ло-
вушка для системных администраторов, которые часто взваливают
на себя больше, чем могут нести. Эта категория требует, чтобы вы
убедили руководство в необходимости выделить ресурсы (время
и деньги) на решение проблемы. Результатом может быть покупка
во время одного долгого поцелуя.
Почувствуйте разницу!) Говорите, как высоко вы цените ее/его.
Включайте в свое расписание романтические свидания. Если в ва- шем карманном компьютере есть генератор случайных чисел, еже- дневно планируйте звонок любимому человеку на случайное время (отведите на разговор хотя бы 15 минут, чтобы не показаться тороп- ливым). • Проводите больше времени с детьми. Если у вас есть дети, занимай-
тесь с ними чем-то еще, кроме совместного просмотра телепередач.
Не знаете, чем заняться? Попробуйте спросить у них. Все еще не
знаете? Обратитесь туда, где профи отыскивают ответы на все свои






"+":

"-":

вывод:
Самоуважение подобно стопке покерных фишек. Ес- ли у вас мало фишек, вы можете делать лишь маленькие ставки.
Это означает, что вы не сможете выиграть кучу денег. Вам при- дется часто пасовать, чтобы не потерять последнюю фишку. Ко- гда у вас много фишек, вы можете делать большие ставки, спо- собные принести крупный выигрыш. Вы можете рисковать. Вы можете делать то, на что никогда бы не решились с небольшим количеством фишек. Вы можете выиграть! При низкой самооценке мы с большей вероятностью бросим на- чатое дело или даже не приступим к нему. Не пытаясь, ничего не добьешься. Вот мы и не добиваемся. При высокой самооценке мы легче идем на риск и ставим себя в положение,