кратко Дэвид Аллен GTD

source
Описание:
Беспокойство вызвано недостатком
организации, подготовки и действий.
Дэвид
Все методы, представленные здесь основаны не двух ключевых целях:
1. Собрать все дела, которые надо сделать, сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие — все дела в логичную систему, но только не в голове.
2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше — и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.
Эта книга содержит проверенный метод для профессиональной организации
За двадцать лет практики я пришел в банальнейшей истине — главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно распределяют и обращаются с обязанностями, «дырами», которые навязывают сами себе и которые им приходится выполнять. Без сомнения, те, кто не находится в состоянии стресса постоянно, смогут легче расслабляться, быстрее концентрироваться и работать с большей энергией, как только они научатся распутывать свои «гордиевы узлы».

Основные требования для организации обязательств.
Организация обязательств требует выполнения некоторых основных действий и особого поведения:
Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове, в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.
Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться ближе к результату.
В-третьих, когда вы расписали все
дела, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания

На самом деле, обдумывание результата — это самый эффективный способ сделать мечты реальностью.
Управляйте разумом или он сам начнет вами управлять.
Возможно, и вы посвящали много внимания таким категориям как «разное», «дыры», и всякого рода размышлениям.

Организация действий — это первейшая задача.
Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по приоритетам — в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы. Выбор того, что надо делать в каждый момент времени — вот реальная задача. Организация действий — вот основная цель

Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом.
мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем «разное», которые отвлекает наше внимание;
(2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и
(3) рассортировываем результаты, которые мы
(4) рассматриваем как руководства к
(5) действию.
Это и составляет управление «по горизонтали» — обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.
Можно ли с этим работать?
На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта:
1. Это никому не нужный мусор.
2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это)
3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация)

По каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи:
1. Какого вы желаете добиться результата?
2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?
1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.
2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку.
3. Отложите это. Если именно вы должны решить эту задачу и решение её займет больше двух минут, то отложите её. Она будет внесена в следующий список конкретных действий.


1. Четырехкритериальная модель принятия решений в данный конкретный момент
Что вы будете делать в 3:22 в среду? Вот четыре критерия, которые вы можете использовать в данном случае:
1. Контекст
2. Имеющееся время
3. Имеющаяся энергия
4. Приоритет
Контекст. Некоторые дела можно делать где угодно (например, набрасывать идеи по проекту), но большая часть дел все-таки требует определенных условий (дома, офис) или же наличия средств связи или компьютера. Это первые факторы, ограничивающие то, что вы можете делать в данный момент.
Имеющееся
время. Когда вы должны делать что-то еще? Проведение встречи на пять минут не дадут делать дела, которые требуют гораздо больше времени.
Имеющаяся энергия. Как много у вас энергии? Некоторые дела, которые вам еще только предстоят, требуют запаса свежей, творческой энергии, другие требуют больше физических сил, а для выполнения третьих – энергии вообще нужно совсем мало.
Приоритеты. Какое из действий принесет вам наибольшую отдачу при прочих равных? У вас есть час времени, вы в офисе, компьютер и телефон под рукой и вашу энергию можно отметить как 7,3 из 10. Что вы сделаете: перезвоните ли клиенту, поработаете ли над

коммерческим предложением, прослушаете голосовую почту или созвонитесь с супругом просто, чтоб узнать, как у него/неё дела?
Вот здесь-то вам и стоит довериться своей интуиции. В рамках дальнейшего исследования этой концепции рассмотрим две другие модели для определения ваших действий в данный конкретный момент.
2. Тройная модель оценки дневной работы
Когда вы решаете задачи или работаете в самом широком смысле этого слова, вы выполняете три основных вида деятельности.
Запланированные задачи
Неожиданные задачи
Планирование задач

3. Шестиуровневая модель обзора вашей собственной работы
Приоритеты должны управлять вашим выбором, но большинство предлагаемых моделей для управления приоритетами оказываются несостоятельными при реальной работе. Для того чтобы определить приоритеты, надо четко знать, в чем заключается работа.

Думайте о главном, когда возитесь с мелочами — тогда эти мелочи не дадут вам сбиться с пути.
Альвин Тоффлер.
Основные условия, необходимые для стабильного контроля в спокойной обстановке — это (1) четко определенные желаемые результаты и следующие конкретные действия, необходимые для того, чтобы к этим результатам двигаться и (2) напоминания, выстроенные в надежную систему, которую вы будете регулярно просматривать. Это я называю горизонтальной фокусировкой. Несмотря на кажущуюся простоту процесса его реализация может привести к существенным результатам.
Установка «вертикального» фокуса
В большинстве ситуаций необходим

Чтобы виртуально выполнить какое-либо задание, ваш разум совершает пять шагов:
1. Определение цели и принципов
2. Видение желаемых результатов
3. Мозговой штурм
4. Организация
5. Определение следующего конкретного действия
Самый опытный в мире планировщик — это ваш мозг.

Не надо делать что-нибудь просто так. Надо делать с какой-то целью.
Рошель Майер.

Определение успеха
Создание критерия принятия решений
Выявление ресурсов
Мотивация
Прояснение целей
Расширение условий


комнате, где есть инструменты для сбора контекста (например, доска с маркерами).
Ключевые позиции мозгового штурма
Для того чтобы облегчить мозговой штурм и можно использовать множество инструментов. Однако основные принципы собраны ниже:
Не судите, не придирайтесь, не оценивайте и не критикуйте
Работайте над количеством, а не над качеством
Оставьте анализ и организацию как фоновую задачу
Не судите, не придирайтесь, не оценивайте и не критикуйте. Во время мозгового штурма можно запросто выявить уродское лицо модели неестественного

Секрет успешного продвижения — это начало. Секрет начала — это разбиение ваших сложносочиненных дел на мелкие, легко выполнимые задачи и выполнение их, начиная с первой.
Марк Твен
Список «Триггеров незаконченностей»
Рабочее

Начатые, но неоконченные проекты
Проекты, которые надо начать
Поручения \ Обещания другим
Начальник \ Партнеры
Коллеги
Подчиненные
Другие сотрудники
Люди «со стороны»
Заказчики
Другие организации
Специалисты
Связи
Внутренние \ Внешние
Отправить самому или ответить:
Телефонные

Телефонные звонки
Голосовая почта
Электронная почта
Факсы
Письма
Заметки
Другая письменная работа – закончить \ предоставить к рассмотрению
Отчеты
Выводы \ Обзоры
Предложения
Статьи
Промо-материалы
Мануалки \ Инструкции
Редакторская правка
Встречи, которые надо назначить \ запросить
Кому
Кому надо знать о каких решениях?
Внимательное прочтение \ Просмотр
Финансы
Наличные деньги
Статистика
Бюджеты
Прогнозирование
Прибыль и убытки
Баланс
Кредиты
Планирование \ Организация
Формальное планирование (цели, задачи, перспективы)
Текущие проекты (следующие ступени)
Проекты, которые вот-вот начнутся
Бизнес \ Маркетинговые планы
Предложения
Предложения по организации
Предстоящие события
Встречи
Презентации
Организационная структуризация
Новое оборудование
Установка новых систем или оборудования
Командировки
Банки
Получение денег
Платежи
Мелкие суммы
Администрация
Юридические вопросы
Страхование
Личное
Стратегии

1. Все ненужное будет выкинуто
2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены
3. Все, что можно делегировать, будет делегировано
4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний
5. Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы
Диаграмма иллюстрирует процесс целиком. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих
Те, кто хуже всего используют время, первыми жалуются, что его не хватает.
Жан де
Удобно иметь под рукой материал для чтения, когда вы идете на встречу, которая может поздно начаться, на семинар, если там будет «окно» времени или к стоматологу, если придется сидеть в очереди. Все это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, у кого нет собранного материала «Читать/Просмотреть» могут просто потерять много времени, так как жизнь полна маленьких неожиданных «окон», которые можно заполнить.
Организация

Чтобы знание было продуктивным, надо научиться отличать и лес, и дерево. Надо научиться объединять
Еженедельный обзор поможет вам лучше сконцентрироваться на важных для вас проектах и целях, которые могут просто потонуть в постоянно прибывающем информационном потоке и различного рода отвлекающих факторах, с которыми вам приходится иметь дело на неделе. Вам следует научиться говорить решительное «нет» большому количеству вещей — только для того, чтобы не попасть в водоворот, чувствовать себя комфортно и сохранять. Если вы выделите особое время, чтобы взглянуть на все ваши дела с более высокого уровня — с уровня проектов и целей — это уже будет серьезным продвижением к упрощению управления.
Что такое еженедельный обзор?
Говоря по-простому — еженедельный

Освободитесь от необходимости все держать в голове. Запишите в нужные списки ваши новые проекты, идеи, дела, выполнения которых вы ожидаете, затеи типа «может быть когда-нибудь» — все, что вы ещё не зафиксировали письменно.
Список проектов (и далекоидущих целей). Оцените и отметьте статусы проектов, целей и ожидаемых результатов и убедитесь, что в вашей системе напоминаний и конкретных действия для каждой из позиций этого списка отмечен следующий шаг.
Список «следующих конкретных действий». Отметьте выполненные действия и поставьте напоминания, чтобы определить следующие действия, которые необходимо выполнить.
Список

Помните, что вы принимаете решения, основываясь на четырех критериях, следующих в таком порядке:
1. Контекст (сопутствующие условия)
2. Время, которым вы располагаете
3. Силы, которыми вы располагаете
4. Приоритет

Нет причин быть непродуктивным даже если вы сегодня и не в лучшей форме.

Игнорировать непредвиденное (если бы это вообще было возможно) значит лишить себя особых возможностей, спонтанности и тех самых ярких моментов, из которых и состоит жизнь.
Стефен Кови.

На срединной стадии разработки каждый успешный проект выглядит, как катастрофа.
Розабет Мосс.

Наиболее привычные виды планирования — это мозговой штурм, организация, назначение встреч и сбор информации.
Форма часто влияет на действие. Создайте себе условия для фиксации мыслей, и они появятся сами собой.

Нервозность и чувство вины появляются не оттого, что у вас слишком много работы, это просто результат нарушения уговора с собой.
Как предотвратить невыполненные обещания себе?
Если негативные эмоции суть результат невыполненных обещаний, то вы можете пойти по одному их трех предлагаемых путей, чтобы предотвратить нежелательные последствия:
Не давайте обещаний
Выполняйте обещания
Пересматривайте обещания
Все это годится для того, чтобы избавиться от неприятных ощущений.
Не давайте обещаний
Клёво наверное, взять стопку старых

Секрет успешного продвижения — это начало. Секрет начала — это разбиение ваших сложносочиненных дел на мелкие, легко выполнимые задачи и выполнение их, начиная с первой.
Марк Твен

Я уже стар и жил в нелегкие времена, однако большинство бед, которые могли произойти, так и не случились.
Марк.
Но кто же не колеблется? Чаще всего это непробиваемые дубы, которые просто берутся за дело и ведут его вперед, не заботясь о том, что что-то может пойти не так. Остальные же испытывают тенденцию загоняться по поводу и без повода.
Не важно, насколько большая и сложная проблема перед вами — сделайте маленький шажок к её решению и избавьтесь от дискомфорта.
Джордж Ф.


Продуктивность возрастет только тогда, когда мы сами начнем чувствовать ответственность за работу. А в интеллектуальном труде это значит, прояснение дел с момента их появления, а не перед дедлайном.
Доверенность

только это будет необходимо.
Чтобы постоянно оставаться в теме, вам придется проделать несколько, возможно, непривычных вам, вещей: выбросить все из головы и держать всю информацию где-то во вне; принимать решения о конкретны шагах и желаемых результатах сразу, как только дело замаячит на горизонте, не откладывая в долгий ящик; и регулярно просматривать и дополнять всевозможные списки дел и «незаконченностей». Я надеюсь, что сейчас вы уже определили точку отсчета ценности вашей модели поведения. Пусть вас не удивляет тот факт, что чтобы довести технику до автоматизма понадобится некоторое время. Проявите терпение, и пусть этот процесс будет вам в радость. В заключение приведу несколько хитростей:

Пусть у вас будет свой компьютер. Организуйте свое рабочее место: заведите лотки для бумаг, создайте персональную систему хранения, своеобразный архив, для офиса и дома, заведите хороший ежедневник, в котором удобно было бы составлять списки, с которым было бы приятно работать. Позвольте себе на ходу менять ваши рабочий условия. Развесьте картины, купите ручки, реорганизуйте ваше рабочее место. И это будет хорошим началом.
Выберите время, когда вы смогли бы за раз разобрать весь офис, а потом и время — для уборки дома. Соберите все в единую систему и следуйте технологии ГТД.
Поделитесь тем, что вы вычитали в этой книге, с кем-нибудь (это самый
( Я полагаю, что слово «работа», в смысле всего, что вы хотите или вам нужно выполнить, должна отличаться от того, что это слово обозначает сейчас. Многие люди делают различие между «работой» и «личной жизнью», но я не отношусь к их числу: для меня прополка в саду или переписывание завещания — точно такая же работа, как написание этой книги или тренинг с клиентом. Все методы и техники в этой книге применимы ко всей сфере «жизнь\работа» — эффективность должна быть во всем.
( Однако если вы собрались праздновать триумф друга, то стоит хотя бы набросать планчик на оборотной стороне конверта!
( Вы можете планировать и проекты,


не требующие немедленных действий, например, мысленно обставлять мебелью свой дом мечты. Отсутствие необходимости определять следующее конкретное действие автоматически переносит такой проект в разряд «Кода-нибудь\Может быть»… Ну и прекрасно.
* После работы можно переделать несложные дела, которые вы скорее всего не будете делать в течение рабочего дня, например: распределить большую кипу бумаг, разложить фотографии по папкам, посмотреть в Интернете турпоездки для предстоящего отпуска или обработать чеки.
* Здорово было бы сделать это в канун Нового года или в какой-нибудь такое предпраздничное время. Большинство людей пребывают в приподнятом настроении, так что это прекрасная


возможность в предпраздничном запале навести порядок.
* На это может сгодиться один из ваших запасных лотков. Используйте его для того, чтобы временно сложить туда документы, к которым вы вернетесь впоследствии. Потом можно будет использовать его, чтобы хранить документы, находящиеся в работе и записки-напоминания о следующих конкретных действиях
* Электронные списки (такие как КПК) или бумаги в отдельных папках имеют преимущество по сравнению с листами бумаги, потому что они легко позволяют вам перемещать содержимое из одной категории в другую по мере изменений, и вам не нужно переписывать.
** Это может быть опасно, если вы
так, как это требуется. Их упорядочения не достаточно, чтобы выкинуть их из головы – вы также должны их внимательно просмотреть.
* Microsoft Outlook позволяет пользователям копировать или перемещать электронные письма в категорию «Задания», которая, если она организована в соответствии с моими рекомендациями, может работать также хорошо.
* Многие пользователи Lotus Notes даже не понимают, что они могут использовать это, но фактически это один из самых сильных плюсов программы. Если у вас есть эта программа, осведомитесь у IT специалиста, есть ли у вас доступ и пусть он вам покажет, как работать с программой.
* Если
* Если вы используете групповой календарь, нужно разделить виды напоминаний. В электронных календарях обычно есть категория «личное», ее можно использовать для заметок, которые никто не должен видеть.
** Также можно назвать «Неизвестное», «Далее» или «Потом»
* Есть несколько способов миновать это. Выможете игнорировать весь окружающий миркак таковой. Я делал это, получил колоссальный опыт и никому такого не пожелаю. Сдаться в плен свой интуиции — это все-таки слишком. Доверие самому себе — это более правильный шаг в сторону личной продуктивности.
* В мире «помоги себе сам» бытует расхожая концепция, что концентрация на ценностях может существенно упростить




"+":

"-":

вывод:
в первую очередь делайте важное.