Описание:
• Нечетко поставленные цели.
• Слишком много целей.
• Изменение и конфликт приоритетов.
• Над одним делом работает слишком много людей.
• Во время работы приходится отвлекаться на другие дела.
• Неожиданные экстремальные ситуации (например, срабатывает пожарная
сигнализация).
• Скорость и объемы поступающей информации.
• Технические проблемы.
• Недостаток навыков или необходимость их получить.
• Непонимание.
• Цейтнот.
ЦИТАТА
«Если вы будете делать то, что делали всегда, то будете получать те же результаты, кото- рые всегда получали».
• научилась использовать программу OneNote в Tablet PC;
• научилась выполнять синхронизацию КПК и ноутбука;
• разметила отделения переносного лотка для бумаг;
• отключила голосовую почту. Для того чтобы изменить свои привычки, Кэрол также
• переместила все задачи из своей памяти в Категории: (нет) (Categories (none));
• отказалась от использования стикеров и листочков бумаги;
• научилась складывать почту не на рабочий стол, а в лоток для бумаг.
Через три месяца Кэрол сказала, что
в офисе. Тэд запланировал на календаре отрезок времени, в течение которого никто не должен был мешать ему. Вся группа точно знала этот период. Тэд чет- ко дал понять, что при обращении к нему в это время он просто попросит зайти позднее. Он создал ограничения, и это было очень важным изменением. Если не изменить существующие отношения в коллективе, то ничего и не изменится. Помните: «Если вы будете делать то, что делали всегда...» Здесь вы можете сами закончить
эту фразу. Группе Тэда нужно было быть более активной, продумывая и планируя участие руководителя, вместо того чтобы реагировать на события и откладывать все на самый последний момент. Это положительный результат установления границ в коллективе. Они заставляют людей думать в начале, обеспечивая экономию времени и ресурсов в конце. Тэд попросил сотрудников обдумать альтернативные варианты обращения к нему: совещания с каждым или общее собрание сотрудников,
круглосуточная отправ- ка электронных сообщений или просто попытка разрешить ситуацию без его участия. Тэд понял, что если он потратит время на обучение своей группы, то сможет не просто делать свою работу, но делать ее гораздо лучше. Сотрудники уповали на Тэда, а он этого не осознавал. Теперь он хочет помочь им обрести уверенность в себе. Тэд стал истинным лидером, а не просто менеджером.
Очень важно подготовить сотрудников до того, как вы начнете вносить измене- ния в работу коллектива, чтобы они помогли вам.
Чем больше невыполненных дел на- капливается в вашей памяти, тем более подавленным и напряженным вы себя чувствуете.
Самый удобный способ управлять списком дел в памяти — зафиксировать их
в пункте сбора. Список задач (Task list) Outlook — самое лучшее для этого место, так как он централизован и предназначен для того, чтобы вы вносили в него все свои дела. Список задач (Task list) напомнит вам, где и когда необходимо выпол- нить действия, поэтому вы не забудете купить шампунь в магазине. Вы также вспомните о необходимости позвонить, когда под рукой есть телефон, а не на совещании.
Для очистки памяти в качестве пункта сбора вы будете использовать категорию
Категории: (нет) (Categories (none)).
Для того чтобы извлечь все возможные задачи из закоулков памяти, я бы поре-
комендовала вспоминать все в произвольном порядке: рабочие дела, домашние,
незначительные, крупные, важные, неважные и т. д. Просто позвольте себе вспомнить все, что хранится в вашей памяти, в любом порядке. Ваша роль про- ста: фиксировать
каждую мысль и вводить ее в качестве новой задачи. Даже если некоторые из задач связаны, считайте их отдельными. Если для упорядо- чивания списка вы обычно используете категории, откажитесь от этого и просто
вводите пункты в Категории: (нет) (Categories (none))
ЦИТАТА
«Записывайте все. В письменном виде цели заставляют преобразовывать намерения в же- лания, невозможное в возможное, мечты в планы, а планы — в реальность. Не просто ду- майте, а обязательно записывайте!»
Выполнение договоренностей
Очень важно соблюдать обязательства. Я часто говорю клиентам: «Ничто не
снижает самооценку так, как невыполнение обязательств, и ничто так ее не по-
вышает, как их выполнение». Сдержав свое слово, вы тем самым показываете
сотрудникам, членам семьи и самому себе, что так нужно делать
«Тот, кто контролирует других, может быть могуществен, но тот, кто владеет собой, — еще более могуществен». Лао Цзы
Имея систему, отражающую все обязательства, вы можете определить, что мож-. но сделать, а что — нельзя. Это позволяет пересмотреть договоренности зара- нее. Это очень мощный инструмент, поэтому очень важно заносить все обяза- тельства в Список задач (Task list) и периодически просматривать пункты списка, занесенного в КСУ.
Научитесь говорить «нет»
Категории планирования: • .Значимые цели: рабочие. • .Значимые цели: личные. • .Вспомогательные проекты: рабочие. • .Вспомогательные проекты: личные. • Встречи и совещания.
• Категории действий: • СВД: позвонить. • СВД: работать за компьютером. • СВД: работать за столом. • СВД: выполнить задание. • СВД: сделать работу по дому. • СВД: выйти в сеть Интернет. • СВД: ожидать. • Сделать в один прекрасный день.
Шесть характеристик значимых целей: 1. Восходит к корпоративной или личной миссии и целям. 2. Имеет явные достижимые результаты.
3. Включает множество вспомогательных проектов. 4. Требует множества ресурсов. 5. Требует дополнительного времени и имеет срок выполнения. 6. Включает корпоративные и личные показатели.
Введите результаты ваших значимых целей в раздел Заметки (Notes), относя-
щийся к вашей задаче, под заголовком РЕЗУЛЬТАТЫ. По окончании задания,
вы сможете проверить, соблюден ли в ваших результатах принцип SMART: • S — конкретный (Specific); • М — измеримый (Measurable); • А — достижимый (Achievable); • R — актуальный (Relevant); • Т — своевременный (Time appropriate).
Выбор срока выполнения
«Секрет продвижения скрыт в начале выполнения. Секрет начала выполнения состоит в разбиении комплексных сложных задач на маленькие выполнимые задачи, а затем в вы- полнении первой из них». Марк Твен
вы должны обду- мать ситуацию, пока она не переросла в критическую, чтобы ее разрешение не заняло месяцы вместо дней.
«Не откладывайте разрешение ситуации до ее перерастания в критическую!» Салли
Если вы можете выполнить стратегически важное действие менее чем за две
минуты, просто сделайте это! (Компания Nike использует верный подход, правда?)
Использование справочной системы контактов
Существует множество способов полезного применения списка Контактов (Con- tacts). Вот несколько примеров использования от моих клиентов: • Хранить маршрут. В поездке по делам или в гости можно использовать КПК
для контроля направления движения.
• Указывать дни рождения и отображать их в Календаре (Calendar).
• Хранить информацию о размерах одежды членов семьи и друзей. Это может
пригодиться в магазине.
• Вести заметки во время переговоров с клиентом/поставщиком, если у вас
нет специальной базы данных клиентов. Я знаю людей, которые вводят за- метки непосредственно во время разговора со своими клиентами. Во время
следующего
Использование OneNote
OneNote — это отличное место для хранения всех заметок по совещанию. Неко- торые клиенты используют только эту программу для всех заметок и полно- стью избавились от бумаги. Вы можете создать точно такую же структуру па- пок для хранения заметок в OneNote. В OneNote есть специальная функция, позволяющая перенести записи непосредственно в Список задач (Task list) Out- look, чтобы хранить заметки в справочной системе и действия в системе дейст- вий. Вам понравится!
. Четыре вопроса модели PASS:
• Р — В чем состоит цель (Purpose) вашего общения, и относится ли она к ва-
шим значимым целям?
• А — Какое действие (Action) подразумевается в сообщении, и есть ли у него
срок выполнения?
• S — Какую вспомогательную (Supporting) документацию вам необходимо до-
бавить в сообщение?
• S — Резюмируете ли (Summarize) вы смысл сообщения в строке Тема (Sub-
ject)?
ЦИТАТА
«Если человек хочет четко излагать мысли на бумаге, то сначала он должен научиться четко думать». Иоганн Вольфганг фон Гёте
В чем состоит цель вашего общения?
Не ус- танавливайте сроки до тех пор, пока не будете уверены, что сможете их придер- живаться. Не ожидайте от людей выполнения сроков, если сами их не выполняете. Пом- ните: начинать следует с себя, и только с себя. Если вы будете демонстрировать свою приверженность срокам, то другие люди вокруг вас будут делать то же са- мое. И наконец, осторожно указывайте сроки для тех людей, которые не работают на вас. Важно информировать
Существует три элемента, которые определяют «качество» темы сообщения:
1. Определение значимой цели или вспомогательного проекта, к которым от-
носится электронное сообщение.
2. Определение требуемого действия. 3. Определение сроков выполнения, если необходимо.
Доводилось ли вам когда-либо писать сообщения, которые не возвращались обратно
с дополнительными вопросами?
«D»: • Delete — Удалить. • Do it — Выполнить, если выполнение займет менее двух минут.
• Delegate it — Делегировать, если это возможно, занести в категории Встречи
и совещания (с одним человеком) и СВД: ожидать.
• Defer it — Отложить, разместив в одной из категорий СВД Списка задач (Task
Isit), или переместить на календарь, указав время выполнения.
Удалить
• Связана ли информация, представленная в данном сообщении, со значимой
целью, над которой я работаю в данный момент?
• Могу ли я найти эту информацию где-либо еще: на веб-сайте, во внутренней
сети, или узнать у коллеги?
• Буду ли я обращаться к этой информации в течение последующих трех ме-
сяцев?
• Должен ли я сохранить ее? Она относится к юридическим, кадровым или
финансовым
«Если вы всегда будете делать то, что привык- ли, то будете получать соответствующие результаты».
• Писать четкие сообщения, не требующие дополнительной уточняющей ин-
формации.
• Использовать строку Копия (Сс) только в тех случаях, когда она влияет на
цели адресата.
• Отписаться от получения новостей и рассылок. • Организовать совещание в группе, чтобы обсудить правила использования
строки Копия (Сс).
• Четко определить обязанности, чтобы вы не получали почту, которая в дей-
ствительности
первого сообщения. • Подумайте, действительно ли требуется ответ. Задумайтесь, способствует ли
это более эффективной коммуникации.
• Отвечайте только тем, кому эта информация действительно необходима. • Когда вы отвечаете на сообщения, следуйте правилам корректного исполь-
зования строк Кому (То), Копия (Сс) и Тема (Subject).
• При переписке меняйте строку Тема (Subject) только тогда, когда меняется
тема разговора
Каждый человек может победить электронную почту. Результаты настолько
значительны, что их невозможно проигнорировать. Наша статистика показыва- ет, что общее количество сообщений в почтовых ящиках сотрудников отдела может быть снижено на 81 %, ежедневный объем сообщений может быть сни- жен на 26 %, а баланс между работой и личной жизнью повышен на 25 %. Выде- лите время на изменение вашего подхода и поработайте со своей группой. Это полезно для всех, а вы будете
иллюзией, что однажды они выполнят все дела. Так вот, хочу сказать сразу: этот день никогда не наступит. Правда состоит в том,
что дел всегда будет больше, чем времени на их выполнение. Поэтому нужно
расставить приоритеты и распланировать выполнение на календаре.
стати-
стика показывает, что шанс выполнения задачи возрастает на 75 %, если вы раз- мещаете ее на Календаре (Calendar),
Помните: в сутках только 24 часа! Неважно, насколько эффективно вы управляете време- нем, все равно в сутках не добавится лишний час. И наоборот, если вы неэф- фективно управляете своим временем, от этого в сутках не станет 23 часа.
Если вы не планируете свой день, можете быть увере- ны, что кто-нибудь другой сделает это за вас, и планы этих людей, скорее всего, не совпадут с вашими приоритетами и целями.
Правда состоит в том, что к вам всегда будет поступать больше запросов на
проведение совещаний и встреч, чем вы сможете посетить. В результате вы бу- дете сбивать с толку сотрудников своей непрерывной занятостью, и все равно работы всегда будет больше, чем вы можете выполнить. Это реальные факты, которые нужно использовать, принять и прийти к правильному решению. Вы не можете их изменить, однако вы можете изменить свои обязательства в зави- симости от ваших
целей и количества времени. В вашей голове и списке дел нет границ — они безграничны. Реальность ото- бражается только в Календаре (Calendar), потому что в нем есть границы. Я хочу, чтобы вы использовали Календарь (Calendar) как средство расстановки приори- тетов делам.
В течение одной недели фиксируйте в Календаре (Calendar) ежеднев- ные временные затраты. Я хочу, чтобы вы фиксировали все, что вы делаете, то есть абсолютно все. Например: • принять душ и одеться: 40 минут; • приготовить и съесть завтрак: 30 минут; • доехать до работы: 25 минут; • стоять в очереди за утренним кофе: 15 минут; • обработать электронную почту: 30 минут; • ответить на звонок: 10 минут; • отвлечься: 10 минут.
В приведенном ниже списке перечислены действия, которые, возможно, вам
понадобится внести в базовый календарь:
• обработка электронной почты: как минимум один час в день; • очистка дополнительных пунктов сбора: как минимум 30 минут в день, в за-
висимости от объема;
• выполнение Недельного обзора (Weekly Review), необходимого для усовер-
шенствования КСУ: один час еженедельно;
• чтение:
• чтение: два часа еженедельно; • совещания с каждым непосредственным подчиненным, руководителем и дру-
гими лицами: решите, хотите ли вы разделить эти совещания или провести в один день;
• совещания с сотрудниками: один раз в месяц в течение дня;
• ежеквартальные совещания по планированию с группой, занимающейся раз-
работкой стратегии: один раз в квартал в течение дня;
• ежегодные совещания по планированию с группой, занимающейся занимающейся разработ-
кой стратегии: один раз в год в течение дня;
• зарядка: один час три раза в неделю; • отпуск: дважды в год; • поездка до работы и с работы, другие мероприятия; • забирать детей в 4:30 вечера по дороге домой по понедельникам, средам
и пятницам;
• посещение церкви и выполнение других социальных функций; • прогулка с собаками: трижды в
про пожарных. Вы думаете, что пожар в здании яв- ляется для них экстремальной ситуацией? Нет, потому что у пожарных есть план по пожарам и кризисам. Это их работа, и то, что кажется для вас экстре- мальной ситуацией, для них таковой не является. Помните: настоящие экстре- мальные ситуации случаются неожиданно и предусмотреть их невозможно.
Представьте себе настоящие экстремальные ситуации, чтобыбыть готовым
к ним
Разумеется, они случаются совсем не в те дни, когда я их запланировала, но у меня есть два дня в запасе, чтобы все перенести.
Выполнение обещаний, данных самому себе, является приоритетным
свою рабочую неде-
лю до четырех дней, и мой бизнес вырос на 40 %. Как вы думаете, почему так
случилось? Конечно же, ответ в том, что мне пришлось быть в два раза более требовательной к использованию времени, потому что его было меньше. Созда- ние временных ограничений — это хороший метод, потому что он позволяет бо- лее эффективно использовать время.
Предлагаю три шага для выполнения Недельного обзора (Weekly review):
1. Обработка и систематизация информации из всех пунктов сбора.
2. Обзор и расстановка приоритетов по категориям планирования. 3. Расстановка приоритетов и планирование по категориям действий. Рассмотрим эти шаги поочередно.
Что делать, когда вы все забросили?
Иногда может случиться так, что по каким-то причинам (например, отпуск, но- вые проекты, смена работы, реорганизация, болезнь) вы можете забросить сис-
тему. Но вы должны помнить, что это вопрос практики и обучения. Все, что
нужно сделать, — это попытаться вернуться туда, где вы остановились. Самый лучший способ вернуть все на круги своя — выполнять Недельный обзор
1. Используйте календарь для планирования задач и встреч.
2. Уделяйте каждую неделю время на обновление панели управления. 3. Выполняйте обзор значимых целей и вспомогательных проектов, создавайте
стратегически важные действия.
4. Планируйте стратегически важные действия, используя функцию перетас-
кивания.
5. Используйте колонку Срок выполнения (Due Date) на Панели задач (Task Pad).
6. Используйте цветовые коды. 7. Планируйте на Календаре (Calendar) время на дорогу. 8. Выполняйте Недельный обзор (Weekly Review).
Факторы успеха при расстановке
приоритетов и планировании
Предлагаю вам некоторые факторы, которые вы должны принять во внимание
и которые помогут вам достичь успеха при расстановке приоритетов и плани- ровании:
• Используйте Календарь
(Calendar) в качестве центрального пункта для отсле-
живания всех договоренностей за день.
• Создайте структуру базового календаря, которая будет точно отражать по-
вторяющиеся действия, которые вам необходимо выполнять для достиже- ния целей.
• Создайте структуру базового календаря, которая будет точно отражать по-
вторяющиеся действия, которые вам необходимо выполнять для достиже- ния целей. Включайте такие виды деятельности, как обработка электронной почты, работа со стратегически важными действиями, забирание детей из шко- лы, совещания с одним человеком, зарядка и командировки.
• Выполняйте обзор и присваивайте приоритеты категориям планирования, что-
бы вы могли видеть всю картину значимых целей, вспомогательных
вспомогательных проек- тов и встреч и совещаний с одним человеком.
• Присваивайте приоритеты категориям действий, планируйте выполнение
стратегически важных действий на Календаре (Calendar), чтобы обеспечить их реализацию. Это позволит вам видеть реальную картину времени, затра- чиваемого на выполнение работы, и поможет достигать цели.
• Используйте цветовые коды, чтобы различать разные виды деятельности
и увеличивать информативность
Календаря (Calendar).
• Планируйте время, в течение которого вас никто не будет отвлекать, для вы-
полнения Недельного обзора (Weekly Review). Сделайте это время приоритет- ным. Если необходимо, поговорите об этом с коллегами и исполнительным администратором. Это самое лучшее, что вы можете сделать, тот цемент, ко- торый скрепляет блоки вашей системы.
• Просматривайте Календарь (Calendar) на предмет поддержания баланса меж-
ду
ду работой и личной жизнью, определите, что необходимо для поддержания этого равновесия.
• Выполняйте данные себе обещания, чтобы вы могли позаботиться о себе
и других.
Задайте себе вопрос: «Каким образом эта система помогает мне контролировать настоящее?» Когда вы выключаете компьютер, продолжаете ли вы думать о рас- четах и коммерческих предложениях, или же вы можете спокойно посидеть,
подумать, понаблюдать за падающим снегом и действительно жить настоящим
в такие моменты? Я хочу вдохновить вас на использование системы для управления всеми дела- ми каждый день, чтобы с
легкостью забывать о них. Тогда вы сможете уделять больше времени своим любимым или просто всем тем людям, с которыми вы
контактируете в течение дня. Перед тем как закончить, я хочу вернуться к тому, с чего мы начали: 10 самых распространенных мифов, которые ограничивают эффективность вашей рабо-
ты (см. главу 1), а также мешают повысить эффективность работы и баланс ме-
жду работой и личной жизнью. Я обнаружила, что миф «у меня недостаточно
времени
вывод:
научитесь делать и делайте все эффективнее, а не больше в количестве+ограничивайте сроки.
ЦИТАТА
«Если вы будете делать то, что делали всегда, то будете получать те же результаты, кото- рые всегда получали».
Комментариев нет:
Отправить комментарий